Toiminnanohjausohjelmistoja eli ERP (Enterprise Resource Planning) voidaan käyttää monissa eri alojen yrityksissä ja niillä pyritään yleensä tehostamaan yrityksen prosesseja. On tärkeää, että monista tarjolla olevista toiminnanohjausjärjestelmistä löydetään juuri yrityksen omiin tarpeisiin sopiva ohjelmisto ja että sen käyttöönotto toteutetaan huolellisesti. Tervetuloa blogin pariin, tämänkertaisena aiheena on toiminnanohjausohjelmisto, sen valinta sekä käyttöönotto.
Mikä on toiminnanohjausohjelmisto?
Toiminnanohjausjärjestelmällä tehostetaan yrityksen prosesseja integroimalla ja automatisoimalla niitä useilla eri moduuleilla. ERP-järjestelmät ovat kehittyneet MRP-systeemeistä (Material Requirements Palnning), joita on alettu kehittämään jo 1960-luvulla. 1990-luvulla lanseerattiin nykyisenkaltainen ERP-systeemi, joka kattoi tekniikan, talouden, henkilöstöresurssit ja projektijohtamisen, soveltuu monille eri alojen yrityksille ja niihin pystyttiin myös linkittämään yrityksen ulkopuolisiin sidosryhmiin. Nykyisessä muodossa toiminnanohjausjärjestelmät pitävät sisällään monien eri osa-alueiden ohjelmistokokonaisuuksia ja niillä pyritään yhdistämään kaikki yrityksen tai organisaation tietojärjestelmät yhdeksi tietojärjestelmäksi. Tarkoituksena on palvella jokaisen eri osaston tarpeita ja pystyä tehostamaan tuotantoa, jakelua ja palvelujärjestelmää ja kaikkia yrityksen prosesseja, jolla tähdätään tehokkuuden lisäämiseen ja tuloksen parantamiseen. Järjestelmä yhdistää kaikki tiedot yhdelle käyttöliittymälle, josta löydetään kaikki tarpeellinen tieto kätevästi, koska kaikki yrityksen tieto kulkee ERP-järjestelmän tietokannan kautta. Erp-järjestelmät ovat nykyään yleensä pilvipohjaisia systeemejä, joka lisää niiden käytön helppoutta ja vaivattomuutta.
ERP-järjestelmän käyttöönotto kannattaa suunnitella ja tehdä huolellisesti
Toiminnanohjausjärjestelmä kannattaa aina valita asiantuntijan avustuksella, kuten Atop-Tieto Oy, sillä siihen valittavat moduulit riippuvat paljon yrityksen toimialasta ja tarpeista. Erilaiset ERP-järjestelmät painottuvat eri aloille, toiset niistä sopivat paremmin esimerkiksi talouspuolelle, toiset taas tukku, tuotanto tai tilitoimistoille tai rakennusalalle. Järjestelmän käyttöönottoon täytyy varata riittävästi aikaa ja sopiva ajankohta, jolloin järjestelmä voidaan implementoida. ERP-järjestelmän käyttöönottoa varten tehdään myös käyttöönottosuunnitelma, jossa käyttöönotto suunnitellaan vaiheittain ja siitä löytyy käyttöönottoon liittyvien parametrien luominen ja tietojen syöttäminen järjestelmään. Järjestelmän käyttöönottovaiheessa saattaa monet prosessit aluksi viivästyä, mutta yleensä käyttöönottovaihe kestää nykyään ainoastaan muutaman kuukauden, mukaan laskettuna työntekijöiden perehdyttäminen uuteen systeemiin. Suurin hyöty ERP-systeemistä saadaan silloin, kun se otetaan käyttöön onnistuneesti, kun sitä pystytään käyttämään menestyksekkäästi ja kehittämään yrityksen tarpeiden mukaan. Oikein valittu ohjelmisto ja sen hyvin suunniteltu käyttöönotto luovat mahdollisuuksia tehokkuuden ja tuloksen paranemisella.